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MISSION : Véritable interface entre les stagiaires et l’équipe LUXANT INSTITUTE, l’Assistant de formation prend en charge et s’assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations. ACTIVITES / RESPONSABILITES ACCUEIL -Assure un accueil téléphonique et physique – Renseigne sur l’offre de formation et les conditions d’accès – Analyse et transmet les messages si l’interlocuteur ne peut être joint – Participe aux journées portes ouvertes des établissements
SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS : 1/ Formations Intra et appels d’offres – Collabore à la réponse client (données administratives et financières du secteur) – Participe en cas d’accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l’action comme pour les autres formations de LUXANT INSTIUTE – Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes 2/ Préparation et ouverture d’une formation – Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage o Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d’accueil, attestations etc.) o Renseigne les informations sur le logiciel COMETE o Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d’engagement, autorisations de cumul, fiches d’émargements, etc). – Participe à l’ouverture de la formation – Prépare et participe aux réunions de secteur 3/Suivi de la formation – Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCA, PACIF, Pôle emploi, Régions, etc…) – Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise 4/ Fin de formation – Etablit les attestations de fin de formation, relevés d’acquis, diplômes – Procède au classement et à l’archivage des dossiers
GESTION FINANCIERE : – Elabore la fiche financière de l’action – Assure la saisie des éléments financiers (conventionnement) – Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au bureau commun de gestion (contrats, conventions, chèques, relevés d’heures, fiches de paye, etc.) – Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions – Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau
Relations partenaires Sous la responsabilité du directeur du centre assurer la relation avec les centres de formations partenaires dans le cadre de la sous-traitance. Sourcing : Participer au sourcing en recrutement et au développement de la relation avec les pôles emploi, mission locale…
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